Una lettera di sollecito di pagamento deve essere caratterizzata da una serie di principi generali che ne determinano l’efficacia. Chi le predispone dovrebbe tenere presente come porsi di fronte al debitore, che cosa si vuole raggiungere, quali sono le caratteristiche del debitore e del credito, quali sono gli elementi a supporto, e di immedesimarsi nel destinatario.

A queste domande si strutturerà un avviso di pagamento che ponga in rilievo la configurazione della lettera, la sintassi del contenuto, il significato delle parole usate, e l’effetto che deve produrre a chi lo riceve.

Poiché l’”oro” di un azienda è il cliente, ci si dovrebbe anche chiedere se si vuole farsi pagare tutto e subito, a prescindere dal valore del credito, rischiando di perdere il cliente, oppure recuperare il credito e anche il cliente (spesso imprese in difficoltà sono state fidelizzate in questo modo).

Il debitore-cliente è ancora importante? Può avere uno sviluppo? Si tratta di un incidente di percorso? E’ una fornitura continuativa? E’ un ritardatario cronico? Qual è il valore del credito? Perché non ha pagato? Sono stati commessi errori nella fatturazione Le risposte formeranno la struttura della lettera, i termini da impiegare, e le successive azioni.

Sembra scontato, ma un avviso di pagamento deve essere ordinato, con frasi brevi, termini semplici e intuitivi, e serve per vincere la resistenza del debitore.

La struttura e la configurazione dell’avviso di pagamento quindi:

• contribuirà a determinare l’atteggiamento del debitore nei confronti del creditore, e la decisione di pagare o non pagare, tutto o in parte, subito o dilazionato;
• rappresenterà la credibilità di chi scrive e del messaggio trasmesso;
• conterrà il giusto “pathos”, perché è necessario vincere l’inerzia di chi deve pagare e le sue resistenze (spesso più emotive che economiche)

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